議事録

業務整理
- クレカ処理
- 請求書処理
  - 現状例外は確認している
  - マニュアルに追記しながらの業務をしている
- スポット業務
  - 業務委託者の請求書バックデート作成…8割完了、後ほど確認事項を共有
  - 前受金から振り替える売上処理…未着手　10/9 13:00より着手予定
  - 割当処理…完了、最終確認中
部署が別れた背景
- バックオフィスで全部やっていた
  - 人事回りも
    - 新卒や中途採用、面接などもすべて
  - 採用希望の方
    - 新卒採用をもやっていく⇒新しくHRチーム結成
  - 労務回りは引き続きBOチーム
  - エクネス社内でもマニュアルを見てできるようにしたい：鈴木
    - 新人の方でもできるような仕組みを作りたい
稼動フロー整理
- 確認事項の送り方
  - 確認事項はどんどん減ってきている
  - 最初の1か月は質問がお互い多い
    - やってみた後は減る想定
  - ⇒スプシに残しておく
    - 現場からするとこの情報があると困ることを整理
    - 自分たちが認識しておくため
- BOチームでのレビュー
  - スキマ時間に行っている
    - ⇛これまで通りの報告フローで行う
成果物
- マニュアルについて
  - スプシかNotionか統一すべきかどうか
    - VCチームの意見
      - 社内ポータルサイト（メンバー向け：Notion）
        
        よく使うものをすべてそこに投げ込んで、そこを見ればわかるみたいなのにしていく予定
        
        それをNotionに当て込むならNotionでもよい
        
        VC内で2人くらいしか触っていない⇒自分たちも触れるようにしていきたいとは思っている
        
        ⇒作成媒体をNotionに変更
中長期課題
- 全体
  - マニュアルがざっくりしている
    - ⇛確認事項を都度反映させる
  - 情報が点在している
    - フォルダなどにまとめておきたい
    - エクネス側：現状まとまっていない
      - フォルダなども全然整理できていない
      - 本当は分けないといけない
        
        数が増えすぎちゃっている問題や情報が被る問題などが発生している
    - ⇛10月下旬より整理開始
- 請求書処理
  - マスタシートが存在していない
    - 検索を1シートにかければわかる状態にしたい
    - ⇛11月より作成開始
  - 請求書アップ方法がバラバラ
    - 全員freeeにアップロードできるようにしたい
    - ⇛11月より調査開始
  - グラフィックの請求書回収フローどちらがいいか
    - セールスチームの担当者様がアップ対応までまとめてしている
    - セールスチーム的には上げなくていいとなると負担は減る
      - BOチーム内に統括したほうが良い
    - セールスチームは対応しなくてもよい：多田様より打診
      - ⇛HPからダウンロード→freeeアップから対応する
    - セールスチーム以外で領収書挙げている人もいる
      - ⇒これまで通り対応
  - 金額確認フローを無くしたい
    - 金額もあっている請求書もあげてほしい
    - 全員freeeにアップロードできる方法+金額チェックもできる方法を検討
      - ⇛11月より調査開始
その他
- 社内図書をしている
- どういう風に管理すれば良いか考えていた
  - ⇛Notionの相談も可能、12月ごろに追って相談

決定事項

Notionにマニュアルを変更
- エクネスワークスペース内に作っていく
  - アカウント招待対応：エクネス様
  - とりあえずVCチームのポータルページに鈴木をフルアクセス権限で招待いただく
スケジュール感
- 10月
  - 業務の安定化
  - マニュアル作成
  - フォルダ整理（10月下旬）
- 11月
  - 中長期課題の具体的検討

ToDo

エクネス様
- Notionのポータルページに鈴木をフルアクセス権限で招待いただく